At man opnår bedst mulig forståelse af logik og et godt greb om de forskellige former for outpoints og pluspoints, er af afgørende betydning i efterforskning. Med udgangspunkt i det, er der to generelle skridt, man skal tage, for ”virkelig at finde ud af, hvad der foregår”: 

1. At analysere dataene,

2. Bruge de data, der således er blevet analyseret, til at analysere situationen.

Begrebet data er defineret som kendsgerninger, grafer, udtalelser, beslutninger, handlinger, beskrivelser, som burde være rigtige. Situation er defineret som den brede almindelige scene i hvilken, der findes en datamængde.

Måden, man analyserer data på, er ved at sammenholde dem med outpoints og se, om nogle af disse forekommer i dataene.

Måden, man analyserer situationen på, er ved at henlægge hvert datum, der er blevet analyseret som ovenfor, til de mindre områder i situationen.

Ved at gøre det på den måde får man stederne med de betydeligste fejl eller desorganisering og samtidig områderne med størst effektivitet. 

Eksempel: Der er problemer med afdelingen for forfriskninger. Der er tre personer i afdelingen. Ved at udføre en dataanalyse for hele området får vi et antal outpoints. Så fordeler vi dem på A, B og C, der arbejder i afdelingen, og opdager, at B har de fleste outpoints. Det antyder, at problemerne i afdelingen for forfriskninger har at gøre med B. Man kan håndtere B på forskellige måder, som f.eks. at uddanne ham i pligterne i hans job, den service han yder osv. Bemærk, at vi analyserede det større områdes data og fordelte dem på de mindre dele i området, på den måde havde vi analyseret området, og vi kunne håndtere situationen.

Eksempel: Vi analyserer alle de data, vi har, vedrørende Bingo bilfabrikken. Vi fordeler de data, vi således har analyseret som værende ude (outpoints) på hver af funktionerne i Bingo bilfabrikken. På den måde indkredser vi den funktion, det går dårligst for. Vi kan derefter håndtere den funktion på forskellige måder, hovedsageligt ved at organisere den og ved at uddanne dens ledere og personale. 

Der findes adskillige variationer. 

VI FÅR EN ANALYSE AF SITUATIONEN VED AT ANALYSERE ALLE DE DATA, VI HAR, OG FORDELE OUTPOINTENE PÅ OMRÅDERNE ELLER DELENE. DET OMRÅDE, DER HAR FLEST OUTPOINTS, ER MÅLET FOR KORREKTION. 

Når man står over for en almen situation, der skal håndteres, har man selvfølgelig problemet med at finde ud af, hvad der er galt, før man kan rette det. Dette gøres gennem dataanalyse efterfulgt af situationsanalyse. 

Vi gør dette ved at gennemgå alle dataene for outpoints (ulogiskheder). Vi har så en lang liste af outpoints. Dette er dataanalyse. 

Vi sorterer de outpoints, vi nu har, ind i scenens væsentligste områder. Hovedparten vil vise sig i et område. Dette er situationsanalyse. 

Vi ved nu hvilket område, der skal håndteres. 

Eksempel: Der findes 70 data om den generelle scene. Vi opdager, at 21 af disse data er irrationelle (outpoints). Vi fordeler de 21 outpoints på de områder, de kom fra eller gælder for. Seksten kom fra område G. Vi håndterer område G.

Erfaring

Det bemærkelsesværdige ved sådan en gennemgang er, at dataanalysen af dataene fra en periode på 1 dag svarer til erfaringerne fra 3 måneders virke.

Derfor giver data- og situationsanalyse et omgående resultat, hvor erfaring kræver en masse tid. 

Man får en analyse af situationen ved at analysere alle de data, man har, og fordele outpointene i de områder eller på de poster, hvor de hører hjemme. Det område, der har flest outpoints, er målet for korrektion.

Kvaliteten af dataanalysen er afhængig af, at man kender den ideelle organisation og det ideelle formål, aktiviteten hviler på. Det betyder, at man skal vide, hvad det var meningen, dens aktiviteter burde være ud fra et rationelt eller logisk synspunkt.

Det er meningen, at et ur skal fortsætte med at gå og vise tiden, samt have et praktisk og behageligt design. Det er meningen, at en urfabrik skal fremstille ure. Det er meningen, at den skal fremstille tilstrækkeligt med ure, der er billige og gode nok til at blive efterspurgt og solgt for en pris, der er tilstrækkelig til at holde stedet solvent. Den forbruger råmaterialer og udfører reparationer og udskifter sit værktøj og udstyr. Den antager arbejdsmænd og ledere. Den har underleverandører og forhandlere. Det er den slags, der menes med den ideelle eller teoretiske struktur for en urfabrik og dens organisation. 

Dette er de rationelle punkter.

Ud fra dagens faktiske, løbende datamængde i urfabrikken spotter man outpointene til en dataanalyse.

Man fordeler outpointene, hvor de hører hjemme i helheden i situationsanalysen.

Man anvender sin administrative knowhow og ekspertise til at reparere den mest aberrerede undersektion. 

Man får en fungerende urfabrik, der kører tættere på idealet. 

Situationer inden for militær, politik og PR osv. bliver alle behandlet på samme måde. 

Vi kalder disse to handlinger: 

DATAANALYSE 

SITUATIONSANALYSE